Neuigkeiten in der Lohnverrechnung 2025

Mit Beginn des Jahres 2025 sind Anpassungen beim Fahrtkostenersatz, beim Kilometergeld und bei den Regelungen für arbeitsplatznahe Kleindienstwohnungen in Kraft getreten.

Fahrtkostenersatzverordnung

Die neue Fahrtkostenersatzverordnung ermöglicht es Arbeitgebern, die Fahrtkosten für Dienstreisen eines Arbeitnehmers nicht nur in Höhe des tatsächlichen Fahrscheinpreises zu ersetzen, sondern alternativ auch durch:

• einen pauschalen Beförderungszuschuss: Für die ersten 50 km werden € 0,50 pro Kilometer, für die nächsten 250 km € 0,20 pro Kilometer und für darüberhinausgehende Kilometer
  € 0,10 pro Kilometer gewährt.
• einen Ersatz der fiktiven Kosten für das günstigste öffentliche Verkehrsmittel, beispielsweise ein ÖBB-Ticket 2. Klasse.

Für beide Alternativen gilt ein steuerfreier Höchstbetrag von € 2.450 pro Kalenderjahr. Diese Regelungen für beruflich veranlasste Reisen sind nicht nur laufend in der Personalverrechnung, sondern auch im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung des Arbeitnehmers anwendbar.

Kilometergeldverordnung

Die neue Kilometergeldverordnung betrifft die Geltendmachung von Werbungskosten in der Arbeitnehmerveranlagung sowie Betriebsausgaben für Selbständige. Die festgelegten Kilometersätze sind ident mit jenen Beträgen, die ab 1.1.2025 auch in der Personalverrechnung für die maximale Steuerbefreiung maßgeblich sind (abhängig vom jeweiligen Kollektivvertrag), nämlich € 0,50 pro Kilometer für bis zu maximal 30.000 km im Kalenderjahr. Für jede mitbeförderte Person kann ein Betrag von € 0,15 beansprucht werden. Weiters wurde die Obergrenze für den Ansatz von Kilometergeld für Fahrräder von 1.500 km auf 3.000 km pro Jahr verdoppelt.

Anhebung der Tages- und Nächtigungsgelder

Das Tag steuerlich als Kostenersatz anerkannte Tagesgelder für Inlandsdienstreisen wurde ab 01.01.2025 auf max. € 30 erhöht. Auch das Nächtigungsgeld wurde leicht erhöht. Es kann nunmehr – sofern keine höheren Ausgaben nachgewiesen werden – ein steuerfreies Nächtigungsgeld bis zu max. € 17 berücksichtigt werden. Die kollektivvertraglichen Regelungen gelten aber weiterhin – nur wenige Kollektivverträge haben die neuen Beträge übernommen. Deshalb können je nach Branche noch die alten Sätze zur Anwendung kommen.

Sachbezugswerteverordnung

Durch eine Novelle der Sachbezugswerteverordnung kommt es zu Erleichterungen bei der abgabenrechtlichen Begünstigung von kleinen arbeitsplatznahen Dienstwohnungen, die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden:

• Der Grenzwert für eine sachbezugsbefreite Wohnung wird von 30 m² auf 35 m² erhöht.
• Die Größe der Wohnung, für die ein 35%-Abschlag vom Sachbezugswert möglich ist, wird von 40 m² auf 45 m² erhöht, wenn die arbeitsplatznahe Unterkunft durchgehend maximal zwölf Monate vom selben Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wird

Zudem sind bei Dienstwohnungen, die von mehreren Arbeitnehmern gemeinsam genutzt werden, die Gemeinschaftsräume zur Beurteilung der genannten Quadratmetergrenzen künftig nicht mehr jedem Arbeitnehmer voll, sondern nur noch anteilig zuzurechnen.

Diese Anpassungen in der Lohnverrechnung traten mit 1.1.2025 in Kraft und erfordern eine sorgfältige Umsetzung durch Arbeitgeber und Personalverantwortliche. Es empfiehlt sich, die internen Prozesse entsprechend anzupassen und die Mitarbeiter über die neuen Regelungen zu informieren, um eine korrekte und effiziente Abwicklung sicherzustellen.