Elektronische Rechnung in Österreich

In Österreich ist die Zustellung von Rechnungen persönlich, postalisch, per Telefax (vom BMF bis Ende 2009 verlängert) oder elektronisch möglich. Damit eine elektronisch übermittelte Rechnung auch zum Vorsteuerabzug berechtigt, muss sie mit einer fortgeschrittenen Signatur versehen sein. Das Format der Rechnung selbst ist nicht fest gelegt (typische Formate sind doc, pdf, xml, etc.).

Elektronische Signatur

Eine elektronische Signatur birgt eine Kontrollsumme, die aus dem Inhalt der Datei berechnet wird und sich bei einer Manipulation der Datei verändert. Dadurch kann einerseits die Unversehrtheit des Dateiinhalts garantiert werden. Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist weiters an einen bestimmten Signator gebunden (Identitätskontrolle bei Vergabe der Signatur), wodurch mit ihr außerdem die Echtheit der Herkunft bestätigt ist.

In Österreich erfüllt somit die fortgeschrittene elektronische Signatur die gesetzlichen Erfordernisse, damit eine mit ihr signierte Rechnung vorsteuerabzugsberechtigt ist. Eine (höherwertigere) qualifizierte elektronische Signatur ist in Österreich hierfür nicht notwendig.

Umgang mit elektronischen Rechnungen

Grundsätzlich muss der Empfänger von elektronisch übermittelten Rechnungen dieser Übermittlungsmethode zustimmen (Schweigen gilt als Zustimmung!). Ihn trifft auch eine Verpflichtung zur Überprüfung der Gültigkeit einer digitalen Signatur.

Bei einer elektronisch übermittelten Rechnung gilt die elektronische Datei als Original, ein Ausdruck ist immer eine Kopie der Rechnung (egal ob sie vom Rechnungssteller oder vom Rechnungsempfänger ausgedruckt wird). Damit unterliegt die elektronische Rechnung (also die Datei) den gesetzlichen Anforderungen, zB auch betreffend Aufbewahrungsfristen.

Zu beachten ist, dass die Rechnung weiterhin alle bekannten Rechnungsmerkmale aufweisen muss.

Es ist auch möglich, Rechnungen als nicht signierte Dateien per Email zu übermitteln. In diesem Fall muss die gesamte Email samt beigefügter Rechnung signiert (und auch aufbewahrt) werden.

Weiters ist zu beachten, dass eine elektronische Rechnung dem Empfänger wirklich zugestellt wird. Das bloße Versenden eines Links zu einer Rechnung ist nicht ausreichend; diesfalls muss auch die aktive „Abholung“ der Rechnung sichergestellt sein (zB als Download – nur eine Vorschau / Preview auf die Datei ist zu wenig).

Eine elektronische Signatur kann entweder mit einer entsprechenden Software oder mittels Signatur-Karte und Kartenlesegerät erstellt werden.

Neben der Übermittlung elektronischer Rechnungen per Email ist dies auch mittels EDI-Verfahren möglich (Elektronischer Datenaustausch, engl. Electronic Data Interchange). Hierbei können auch nicht signierte Dateien übermittelt werden; dieser Vorgang benötigt jedoch zusätzlich eine Sammelrechnung auf Papier oder mit elektronischer Signatur.

Vorteile der elektronischen Rechnungslegung

Sowohl für den Versender als auch den Empfänger elektronischer Rechnungen lässt sich eine Reihe von Vorteilen feststellen. So sind unter anderem direkte Kosteneinsparungen (Papier und Porto), Zeitersparnis bei Erstellung und Verarbeitung der Rechnungen sowie Zeit- und Platzersparnis durch elektronische Archivierung zu nennen. Durch den nicht erfolgten Medienbruch (Elektronik – Papier – Elektronik) können außerdem Fehler vermieden werden.

Wie diese News oder Informationen auch für Sie konkreten Nutzen bedeuten können, zeigt Ihnen das Team von Rothenbuchner & Partner. Klare Strategien. Kreative Lösungen.

Zurück