Registrierkassen-, Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht ab 1.1.2016

1.    Registrierkassenpflicht

Ab 1. Jänner 2016 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz ab EUR 15.000 je Betrieb zur Erfassung ihrer einzelnen Barumsätze elektronische Aufzeichnungssysteme (elektronische Registrierkassen) verwenden, wenn im Betrieb Barumsätze von mehr als EUR 7.500 pro Jahr getätigt werden. Maßgebend ist die Höhe der Barumsätze. Darunter versteht man Umsätze, die im Inland gegen Entgelt erfolgen, wenn die Gegenleistung mit Barzahlung (zB Bargeld, Kreditkarte, Bankomatkarte, Gutscheinen oder Bons) erfolgt. Kredit- und Bankomatkartenzahlungen sind allerdings nur für die Berechnung der Barumsatzgrenze von EUR 7.500 pro Jahr relevant, sie müssen nicht noch zusätzlich in der Registrierkasse erfasst werden. Da jedoch Belege erteilt werden müssen (siehe Punkt 3), empfiehlt es sich auch diese Umsätze in der Registrierkasse zu erfassen.

Ab 1. Jänner 2017 müssen die Registrierkassen und anderen Aufzeichnungssysteme zusätzlich durch eine technische Sicherheitseinrichtung gegen Manipulationen geschützt sein.

Eine vereinfachte Losungsermittlung durch Kassasturz ist ab Beginn 2016 – von wenigen Ausnahmen abgesehen – nicht mehr erlaubt. Die verpflichtende Verwendung einer Registrierkasse muss dann mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Umsatzsteuervoranmeldungszeitraumes, in dem die Umsatzgrenze erstmals überschritten wurde, erfolgen.

Beispiele:
1. Bei einem monatlichen Voranmeldungszeitraum (Umsätze größer EUR 100.000 im vorangegangenen Kalenderjahr) und erstmaligem Überschreiten der Jahresumsatzgrenze von EUR 15.000 und der Barumsatzgrenze von EUR 7.500 im September 2015, beginnt die Registrierkassenpflicht ab 1. Jänner 2016.

2. Bei einem vierteljährlichen Voranmeldungszeitraum (Umsätze kleiner EUR 100.00 im vorangegangenen Kalenderjahr) und erstmaligem Überschreiten der Jahresumsatzgrenze von EUR 15.000 und der Barumsatzgrenze von EUR 7.500 im 2. Quartal 2016 (April bis Juni), beginnt die Registrierkassenpflicht ab 1. Oktober 2016.

Wird ab 1. Jänner 2016 keine Registrierkasse genutzt oder verfügt die Registrierkasse ab 1. Jänner 2017 nicht über die dann erforderliche technische Sicherheitseinrichtung gegen Manipulationen, ist dies grundsätzlich als Finanzordnungswidrigkeit mit bis zu EUR 5.000 strafbar. Allerdings soll die Nichteinhaltung der Registrierkassenpflicht bis zum 31. März 2016 laut dem Bundesministerium für Finanzen noch zu keinen finanzstrafrechtlichen Folgen führen.

Wird die Registrierkassenpflicht im 2. Quartal 2016 auch noch nicht erfüllt, sind nur dann keine finanzstrafrechtlichen Konsequenzen zu erwarten, wenn glaubhafte Gründe für die Nichterfüllung dieser Pflicht angegeben werden können. Glaubhafte Gründe wären beispielsweise: Anschaffung einer Registrierkasse aufgrund Lieferschwierigkeiten durch einen Kassenhersteller nicht möglich; Installation der notwendigen Software war mangels notwendiger fachlicher Beratung durch IT-Servicefachmann nicht rechtzeitig möglich; erforderliche Einschulung des Unternehmers und seiner Erfüllungsgehilfen war nicht zeitgerecht durchführbar.

Neben den oben angeführten Geldstrafen führt die Nichteinhaltung der Registrierkassenpflicht auch zum Verlust der Vermutung der sachlichen Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen sowie in den meisten Fällen zu einer Schätzungsbefugnis des Finanzamtes.

Wird eine Registrierkasse systematisch manipuliert, liegt ein Verkürzungsdelikt vor, welches mit einer Geldstrafe von bis zu EUR 25.000 geahndet wird. Darüber hinaus können sich aufgrund der Steuerhinterziehung noch zusätzlich finanzstrafrechtliche Konsequenzen ergeben.

Zur Klarstellung ist noch zu erwähnen, dass sich die Registrierkassenpflicht nur auf betriebliche Einkünfte bezieht. Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung unterliegen nicht der Registrierkassenpflicht (bspw. Einkünfte aus Privatzimmervermietung). In diesem Zusammenhang ist jedoch die Abgrenzung zu gewerblichen Einkünften zu beachten. Bei Einkünften aus Vermietung aus Verpachtung besteht aber jedenfalls die Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungsverpflichtung.

2.    Einzelaufzeichnungspflicht

Ab 1. Jänner 2016 besteht die Verpflichtung, Bareingänge sowie Barausgänge täglich einzeln festzuhalten.

Buchführende Unternehmer führten bereits ein Kassabuch, in dem sämtliche Bareingänge sowie Barausgänge inklusive Einlagen und Entnahmen aufgezeichnet werden.

Einnahmen-Ausgabenrechner (zB auch Ärzte, Künstler, Masseure, Fremdenführer) sowie Vermieter oder wer sonstige Einkünfte erzielt hat ab 1. Jänner 2016 sämtliche erfolgswirksamen Bareingänge und Barausgänge zu erfassen,  Einlagen und Entnahmen müssen hier nicht aufgezeichnet werden.

3.    Belegerteilungspflicht

Unternehmer müssen ab 1. Jänner 2016 für jede empfangene Barzahlung einen Beleg ausstellen und diesen den Kunden aushändigen oder in elektronischer Form zur Verfügung stellen. Dies gilt für jeden Betrieb ab 2016 unabhängig davon ob Kassenpflicht besteht oder nicht. Der Kunde muss den Beleg entgegennehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitnehmen. Die Nichtausfolgung eines Beleges stellt ebenfalls eine Finanzordnungswidrigkeit mit einem Strafrahmen bis zu EUR 5.000 dar.

Die Nichtentgegennahme bzw. Nichtmitnahme des Belegs durch den Kunden hat jedoch keine finanzstrafrechtlichen Konsequenzen, allerdings ist eine Kontrolle durch Organe der Abgabenbehörde möglich. Im Zuge der Kontrolle ist jedenfalls eine Mitwirkungspflicht des Kunden gegeben.

4.    Erleichterungen/Ausnahmen von der Pflicht zur Einzelaufzeichnung, zur Belegerteilung und zur Verwendung einer Registrierkasse

Erleichterungen (Ausnahmen) von den genannten Verpflichtungen bestehen für:

-    Umsätze bis zu einem Jahresumsatz von EUR 30.000 je Betrieb (bzw. wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb), die von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten, jedoch nicht in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten ausgeführt werden (sogenannte „Kalte-Hände-Umsätze“);

-    bestimmte Umsätze entbehrlicher und unentbehrlicher Hilfsbetriebe abgabenrechtlich begünstigter Körperschaften;

-    bestimmte Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten und

-    für Betriebe, die keine Bargeldzahlung als Gegenleistung akzeptieren (sogenannte Onlineshops).

Für sogenannte „mobile Gruppen“ gibt es ebenfalls Erleichterungen hinsichtlich der zeitlichen Erfassung der Bareinnahmen in die Registrierkasse. Unternehmer die ihre Leistungen außerhalb ihrer Betriebsstätte erbringen, wie zB Masseure, Ärzte, Künstler oder Fremdenführer und die zur Führung von Registrierkassen verpflichtet sind, müssen ihre Umsätze nicht sofort in der Registrierkasse erfassen, sondern dürfen diese auch erst nach der Rückkehr zur Betriebsstätte erfassen. Dies gilt aber nur unter der Voraussetzung, dass sie bei Barzahlung dem Leistungsempfänger einen Beleg ausfolgen und eine Durchschrift vom Beleg aufbewahren.

5.    Nachrüstung oder Neuanschaffung von Registrierkassen

Die Kosten für die Anschaffung bzw. Umrüstung einer „einfachen“ Registrierkasse mit entsprechendem Sicherheitssystem werden voraussichtlich zwischen EUR 400 bis EUR 1.000 betragen. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit auf vorhandenen Geräten (zB Laptops, PC) eine geeignete Kassensoftware zu installieren und einen Drucker anzuschließen um der Kassenpflicht zu entsprechen.

Für die Anschaffung/Umrüstung kann eine Prämie von EUR 200 im Rahmen der jährlichen Steuererklärung im Beilagenformular E108c beantragt werden. Zusätzlich besteht eine unbegrenzte Absetzbarkeit der Kosten im Jahr der Anschaffung.

Wichtige Auswahlkriterien für die Registrierkassen-Lösung sind natürlich, dass der Leistungsumfang, der Bedienkomfort und der Preis passen. Wir empfehlen Ihnen mit dem Softwarehersteller Ihrer Wahl vorab zu klären, ob dieser Registrierkassensysteme anbietet und ob diese die ab 1. Jänner 2016 geltenden Vorschriften erfüllen. Zusätzlich sollte noch geklärt werden, ob der Softwarehersteller auch die ab 1. Jänner 2017 geltende Registrierkassen-Sicherheitsverordnung (RKSV) zum Schutz gegen technische Manipulationen in sein System integrieren wird und ob dafür zusätzliche Kosten anfallen werden.

Die in den Registrierkassen erfassten Daten sollten uns für die Ausarbeitung Ihrer Steuererklärungen zur Verfügung gestellt werden können. Es gibt bereits Registrierkassen-Hersteller, die einen Datenimport mit der in unserer Kanzlei verwendeten Software RZL mittels RZL-FIBU-Datenschnittstelle ermöglichen.

Für Detailfragen zu den einzelnen Softwarelösungen und für Hilfestellungen bei der Auswahl eines Registrierkassenherstellers steht Ihnen Ihr Team von Rothenbuchner & Partner gerne zur Verfügung. Wir beraten Sie auch gerne bei weiteren Fragen zur Registrierkassenpflicht, Belegerteilungspflicht und Einzelaufzeichnungspflicht.


Wie diese News oder Informationen auch für Sie konkreten Nutzen bedeuten können, zeigt Ihnen das Team von Rothenbuchner & Partner. Klare Strategien. Kreative Lösungen.

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